Devenir un membre exécutif

Responsabilités :

• Réserver une salle pour les réunions (dans le cas où le bureau de l’AÉDÉ n’est pas disponible – LMX431) et/ou créer un lien de réunion en ligne (par exemple Google Meet, Microsoft Teams, Adobe Connect, Zoom)
• Notifier les membres de la date et de l’heure d’une réunion (par courrier électronique pour le Comité d’association et par le biais du bulletin d’information pour les étudiant.e.s diplômé.e.s de la Faculté d’éducation).
• Créer un document d’ordre du jour qui peut être modifié
• Préparer et partager le document de l’ordre du jour pour que les membres puissent ajouter des points.
• Guider le déroulement de la discussion (pour s’assurer que la réunion se termine à l’heure convenue).
• En cas d’absence de l’agente administrative ou de l’agent administratif, la présidence doit demander à un volontaire du comité d’association ou désigner une personne chargée de rédiger le procès-verbal de la réunion.

Responsabilités :

• Rédiger le procès-verbal des réunions. Le procès-verbal comprend des notes détaillées de toutes les décisions prises par le comité d’association, y compris, le cas échéant : les allocations budgétaires, les dates des événements et les membres responsables des points d’action.

Responsabilités : 

• Servir de principale personne de contact pour les courriels relatifs aux finances.
• Gérer les dossiers en ligne (c.-à-d. Google Drive) et physiques du comité des finances.
• Organiser, vérifier et mettre à jour les demandes de financement, les formulaires de remboursement, les subventions d’aide aux études (SASG) et d’autres documents.
• Organiser et présider les réunions du comité des finances agir en tant que cosignataire et émettre des chèques.

La personne responsable des finances doit avoir été un membre actif du comité de l’association pendant au moins un an avant d’accepter cette responsabilité.

Responsabilités :

• Tenue de livres à l’aide du logiciel de comptabilité, Wave.
• Gestion de la petite caisse et mise à jour des registres de caisse.
• Déposer les chèques et l’argent de la caisse.
• Agir en tant que titulaire de la carte de débit
• Servir de cosignataire et émettre des chèques.

Responsabilités :

• Organiser la vente des casiers au début de chaque trimestre.
• Tenir à jour le formulaire de suivi des casiers et envoyer par courriel les accords sur les casiers et les avis d’expulsion.
• Agir en tant qu’agent.e de liaison avec la faculté pour procéder à des expulsions après un préavis approprié.
• Maintenir un inventaire à jour des sweatshirts.
• Servir de cosignataire et émettre des chèques.

Responsabilités :

• Imprimer et déposer les documents physiques dans les dossiers appropriés du bureau de l’AÉDÉ. Les documents comprennent les affiches des événements, les détails des programmes en cours, les finances, les subventions de soutien allouées, etc.
• Organiser et mettre à jour les documents numériques de l’AÉDÉ.
• Tous les 5 ans, déposer les documents physiques et numériques aux Archives de l’Université d’Ottawa.

Responsabilités :

• Agir en tant que représentant.e de l’AÉDÉ aux réunions de la GSAÉD, ce qui nécessite la présence aux réunions mensuelles.
• Rapporter à l’AÉDÉ ce qui se passe aux réunions de la GSAÉD et comment cela affecte les membres de l’Association.
• Enregistrer les informations financières avec la GSAÉD chaque semestre afin de recevoir les dépôts directs de l’AÉDÉ ou les chèques de déboursement.
• Communiquer avec l’équipe des finances pour s’assurer que nous avons reçu le dépôt direct de la GSAÉD ou récupérer les chèques de déboursement au bureau de la GSAÉD (lorsque nécessaire).
• Demander et obtenir la liste des nouvelles étudiantes diplômées et des nouveaux étudiants diplômés (nom, programme, adresse courriel) dès qu’elle est disponible (idéalement avant le début de chaque session). Transmettre cette information à la rédactrice du bulletin ou le rédacteur du bulletin.
• Assurer la liaison avec les membres de l’Association pour discuter des problèmes et des préoccupations à soumettre à la GSAÉD.

Responsabilités :

• Assister aux réunions de l’Assemblée générale du SCFP 2626 et agir en tant que représentant.e de l’AÉDÉ.
• Assister aux réunions du Conseil des délégué.e.s syndicaux du SCFP 2626 (fournir une procuration lorsque la déléguée ou le délégué syndical est dans l’impossibilité d’y assister) et agir en tant que représentant.e de l’AÉDÉ.
• Rapporter à l’AÉDÉ ce qui se passe lors des réunions du SCFP 2626 et comment cela affecte les membres de l’Association.
• Assurer la liaison entre le SCFP 2626 et les membres de l’Association afin d’informer le SCFP 2626 des questions générales qui se posent aux étudiant.e.s diplômé.e.s en éducation en ce qui concerne les postes d’assistanats d’enseignement et de recherche (AE et AR) ; et veiller à ce que les membres de l’Association soient informés de toute mise à jour ou modification de leurs droits et obligations en matière de AE et AR, comme indiqué dans la convention collective.
• Répondre à toutes les demandes de renseignements des membres de l’Association concernant les contrats d’AE et AR en fournissant les réponses appropriées ou en dirigeant le membre de l’Association vers le personnel du SCFP 2626 et/ou de l’Université d’Ottawa qui détient l’information recherchée.

Responsabitilités :

• Il y a un poste anglophone et un poste francophone, et la personne doit avoir été un membre actif du Comité d’association pendant au moins un an avant d’être élue à ce poste.
• Chaque mandat est de deux ans, et l’élection de la représentation anglophone ou francophone alterne généralement chaque année (prochaine élection : mandat francophone 2020-2022, 2022-2024 ; mandat anglophone 2021-2023, 2023-2025).
• Le Conseil de la Faculté se réunit une fois par mois, généralement pendant 3 heures le vendredi après-midi.
• Les représentant.e.s du Conseil de la faculté peuvent être invité.e.s à siéger à d’autres comités ad hoc dirigés par la faculté ; un.e représentant.e désigné.e par l’Association peut être identifié.e.
• Les représentant.e.s sont chargé.e.s de préparer un rapport mensuel de l’Association, qui comprend les événements à venir, les événements en cours et les événements récemment organisés. Les détails de ces événements doivent être fournis (c’est-à-dire le nombre de participant.e.s).
• Les représentant.e.s doivent être présent.e.s aux réunions du Conseil de la faculté pour présenter les détails du rapport et répondre aux questions des membres du Conseil de la faculté.

Responsabilités :

• Il y a un poste anglophone ou francophone.
• Le mandat est d’un an.
• Le Comité de politique éducative se réunit généralement au moins une fois par an, en septembre/octobre.

Responsabilités : 

• Il y a un poste anglophone ou francophone.
• Le mandat est d’un an.
• Le comité des unités de recherche en éducation (URE) se réunit généralement au moins une fois par an, pendant les mois d’été.
• Vous recevez les rapports des URE à examiner avant la réunion ; votre tâche consiste à commenter plusieurs critères, en gardant à l’esprit la façon dont les étudiant.e.s sont actuellement impliqué.e.s dans les activités des URE et la façon dont les étudiant.e.s pourraient mieux s’impliquer (par exemple, les possibilités de développement professionnel, les possibilités de publications, le leadership, etc.)

Responsabilités : 

• Il y a un poste anglophone et un poste francophone.
• Le mandat est d’un an.
• Le comité est responsable du recrutement et des cours offerts et doit s’assurer que les programmes répondent aux normes de qualité établies par le Conseil des études supérieures de l’Ontario.
• Le comité examine, commente et fait des recommandations au Conseil de la faculté.

Responsabilités :

• Surveiller la boîte aux lettres électronique de l’AÉDÉ et répondre aux demandes des étudiant.e.s.
• Assurer la liaison avec d’autres contacts afin de répondre aux demandes de renseignements.
• Transférer, connecter et renvoyer les e-mails au bon contact si la demande ne relève pas de la compétence de l’AÉDÉ.

Responsabilités :

• Mise à jour du site Web de l’AÉDÉ avec des informations sur les événements, la disponibilité des mentor.e.s et les coordonnées des personnes à contacter.
• Afficher les ressources pertinentes (adhésions aux associations, conférences)
• S’assurer que le contenu en français et en anglais est actuel et mis à jour.

Responsabilités :

• Publier en anglais et en français sur Twitter, Instagram et Facebook des informations liées aux activités de l’AÉDÉ (événements, ateliers, autres opportunités).
• Accepter les soumissions par courriel pour les messages.
• Retweeter ou partager des informations provenant d’autres sources pertinentes (communications de la Faculté d’éducation, bulletins de la GSAÉD, communications de l’Université d’Ottawa) qui s’appliquent aux étudiant.e.s diplômé.e.s.

Responsabilités : 

• Rédiger et envoyer un bulletin d’information hebdomadaire aux étudiant.e.s diplômé.e.s en anglais et en français.
• Accepter les soumissions par courriel pour le bulletin.
• Recueillir des informations provenant d’autres sources pertinentes (communications de la Faculté d’éducation, bulletins de la GSAÉD, communications de l’Université d’Ottawa) qui s’appliquent aux étudiant.e.s diplômé.e.s.
• Maintenir la liste de contacts (Audience) dans MailChimp. Cela comprend la liaison avec la représentante ou le représentant de la GSAÉD au début de chaque trimestre pour recevoir une liste à jour des étudiant.e.s diplômé.e.s inscrit.e.s à la Faculté d’éducation.

Responsabilités :

• Offrir aux membres des occasions de se rencontrer par le biais d’activités sociales (au moins 2 par semestre, à l’exception du trimestre printemps/été).
• Au moins un des événements par semestre doit être centré sur les thèmes de l’équité, de la diversité et/ou de l’inclusion.
• Participer à l’organisation de la semaine d’orientation avec le comité d’association.
• Présenter les demandes de budget et demander l’approbation de l’association.
• Assurer la liaison avec les partenaires en cas de demande de restauration et de commande de nourriture ou de matériel à l’avance.
• Réserver des espaces sur le campus, le cas échéant, pour l’événement organisé

Responsabilités :

• Rédiger les ateliers pour l’année universitaire.
• Fournir des ressources utiles qui peuvent faciliter le bon déroulement des expériences d’apprentissage pour les étudiant.e.s diplômé.e.s de la Faculté d’éducation.
• Organiser des ateliers (au moins 2 par semestre, à l’exception du trimestre printemps/été) pour les étudiant.e.s diplômé.e.s sur la rédaction, la publication, la demande de subventions et de bourses, et d’autres programmes relatifs à la vie et au travail des étudiant.e.s diplômé.e.s de la faculté.
• Promouvoir tous les ateliers organisés par le comité par le biais du bulletin de l’AÉDÉ et d’autres canaux utiles.
• Réserver une salle pour chaque atelier, selon les besoins (sur le campus et virtuellement).
• S’assurer que les installations requises pour les ateliers sont entièrement fonctionnelles
• Rechercher des oratrices et orateurs d’ateliers, parmi le corps professoral et étudiant.
• Être le point de contact des personnes qui présentent pour s’assurer qu’elles disposent de tout ce dont elles ont besoin, avant et pendant l’atelier.
• Envoyer un courriel de remerciement aux oratrices et orateurs et leur communiquer tout commentaire reçu des participant.e.s à l’atelier.

Responsabilités :

• Faire la publicité du programme de mentorat pour recruter des mentor.e.s et des mentoré.e.s au début de chaque semestre d’automne et d’hiver.
• Mettre à jour le site Web de l’AÉDÉ avec les informations sur les nouvelles mentores et les nouveaux mentors.
• Coordonner une réunion avec les mentor.e.s au cours du mois de novembre pour discuter des leçons apprises. Organiser une réunion similaire en mars.
• Examen des rapports d’activité soumis par les mentor.e.s
• Rédaction et soumission d’un rapport aux codirections des études supérieures

Responsabilités :

• Communiquer avec les bénéficiaires une fois toutes les deux semaines.
• Consacrer en moyenne une heure d’effort par semaine pour deux mentoré.e.s. Cette heure doit couvrir tout le temps passé à échanger des courriels, à faire des réunions en face à face et à rendre compte des activités.
• Soumettre deux rapports d’activité par semestre aux administratrices et administrateurs du programme.

Responsabilités :

• Assister aux réunions de l’AÉDÉ.
• Annoncer les événements de l’AÉDÉ dans les classes, en personne et en ligne (sous réserve de l’approbation du corps professoral).
• Demander et rapporter le retour d’information des collègues de leur programme.
• Maintenir le professionnalisme et l’anonymat en ce qui concerne tous les commentaires.
• Rencontrer la doyenne ou le doyen de la Faculté d’éducation lorsque des réunions sont convoquées (~1/semestre).